Comment aménager correctement un open space ?

Préparer les salariés au changement

Souvent, les salariés sont réticents au fait de travailler en open-space. De ce fait, s’il ne s’agit pas simplement d’une rénovation mais d’un réel changement (les salariés ne travailleront plus dans des bureaux individuels, ils travailleront avec d’autres collègues), il est essentiel de les informer et de dialoguer avec eux lors de réunions pour éviter les frustrations et les préjugés. Il faut leur expliquer la cause du changement, ce qu’il apporte tout en écoutant leur avis et questions.

Prendre en considération l’ambiance sonore

Le bruit dérange la plupart des salariés. Voici quelques solutions pour réduire les nuisances sonores :

• Remplacer les téléphones classiques, par un logiciel où l’appel est affiché sur l’écran. Les personnes devant répondre au téléphone possèdent un casque. Le bruit causé par les sonneries n’est alors plus un problème pour les autres.
• Régler le volume des téléphones au volume minimum
• Installer des matériaux prévus pour l’isolation phonique (sols, murs et plafonds)

Afin de réduire le niveau de bruit, il est nécessaire de demander :

• de parler doucement et de ne pas crier pour interpeler son collègue
• à ce que les téléphones portables soient sur vibreur
• de ne pas réagir pas de manière bruyante lorsqu’on rencontre un problème
• que chacun respecte ses collègues et les règles mises en place

Laisser de l’espace pour s’isoler, pour garder un peu d’intimité

Il est certain qu’un open-space est moins intime qu’un bureau individuel. Pour que chaque salarié puisse garder un minimum d’intimité, il est possible par exemple d’installer des cloisons à mi-hauteur derrière les écrans d’ordinateurs, installer des plantes ou des casiers de rangement, pour créer des espaces clos dans lesquels on se sent bien.

Il est également important de prévoir au moins un espace calme, à l’abri des regards et isolé phoniquement, pour organiser des réunions, échanger à propos d’un sujet confidentiel, se détendre, travailler en groupe...

Aménager et installer les postes de travail intelligemment

D’une part, pour que l’open-space soit efficace, il est essentiel de faire un plan d’agencement pour placer les postes de travail de chacun intelligemment : mieux vaut que les personnes travaillant souvent ensemble ne soient pas installées à l’opposé.

D’autre part, il est préférable d’éviter de placer les postes l’un en face de l’autre s’il n’y a pas de cloison ou s’ils ne sont pas assez espacés, car cela nuit à la concentration et à la sérénité. L’open-space lui-même est déjà source de distraction.

De plus, il est important d’installer le câblage proprement et de manière à ne pas gêner les salariés et de placer les postes de travail en fonction de la luminosité, du passage...

Faire attention à l’éclairage

Il est essentiel que la pièce soit bien éclairée, avec de la lumière naturelle de préférence, pour favoriser la productivité et la concentration. Il faut prévoir assez d’éclairages artificiels si l’éclairage naturel n’est pas suffisant.

Egayer l’open space

Décorer l’espace de travail, avec des plantes par exemple, contribue au bien-être des salariés. Certains salariés apprécient aussi le fait de pouvoir personnaliser leur poste de travail avec des objets personnels.

Par ailleurs, choisir les bonnes couleurs est essentiel pour que l’espace de travail soit agréable. Certes, les couleurs vives sont attrayantes et stimulantes, mais tout le monde ne les apprécie pas ou ne pourrait les supporter quotidiennement. Les couleurs neutres, pastels, sont préférées pour les murs, les sols et les meubles.

Choisir le mobilier adapté

Optez pour des meubles de rangement collectifs, placés le long des murs pour une circulation plus aisée, et individuels, pouvant se fermer à clef afin que chaque salarié puisse ranger ses effets personnels de manière sécurisée.

Il est conseillé de choisir des meubles de qualité, ergonomique. C’est également mieux s’ils ont des angles arrondis car les déplacements sont assez fréquents dans un open-space et cela permet donc d’éviter de se cogner. Cela permet aussi de faciliter le dialogue et de rendre l’espace plus harmonieux.

En outre, les meubles modulables sont très pratiques pour ce type d’organisation, puisqu’ils sont peu encombrants, simples à déplacer et pourront s’adapter aux besoins de l’entreprise.