Organisation d’un événement d’entreprise

Quel type d'évènement organiser, dans quel but et avec qui ?

Type d'évènement

Il est essentiel de choisir le type d’événement le plus adapté en fonction de l’objectif et des participants :

• Séminaire
• Repas
• Conférence
• Exposition
• Salon
• Team building
• Journée portes ouvertes
• Voyage

But de l'évènement

Dans quel but l’événement va être mis en place ?

• Remotiver les salariés
• Récompenser
• Fidéliser les clients
• Faire connaitre l’entreprise
• Lancer une nouvelle offre
• Présenter un produit
• Convaincre de nouveaux prospects

Les participants à l'évènement

Il faut définir les personnes visées par l'évènement, savoir qui sera convié :

• Clients
• Fournisseurs
• Salariés
• Prospects
• Partenaires

Quand organiser l'évènement ?

Il est essentiel de prévoir l'évènement au meilleur moment :

• Prévoir à l’avance la date de l’événement : pour avoir le temps de préparer, pouvoir réserver un lieu (parfois 1 an d’avance est nécessaire), pour que les personnes ciblées puissent s’organiser
• Eviter de choisir la même date, période, durant laquelle un événement similaire, pouvant vous faire concurrence, est prévu aux environs
• Hors périodes de forte activité, de clôture d'exercice comptable
• De préférence, hors week-end, ponts ou vacances scolaires
• Vérifier les disponibilités des participants

Où réaliser l'évènement ?

Il est important d'anticiper pour définir le lieu de l'évènement :

• Dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur ?
• S’assurer que le lieu est disponible à la date prévue
• Accessible, à proximité des invités
• Lieu avec assez d’espace (pour les personnes, activités …)
• S'il n’est pas prévu de s’en charger, vérifier que l’équipement nécessaire est disponible (chaises, tables, vidéoprojecteur …)
• Si cela se passe à l’extérieur de l’entreprise : s’assurer de la bonne qualité du lieu en demandant les avis des personnes ayant déjà organisé leur événement à cet endroit, ou sur internet.

Préparation

Voici quelques conseils pour préparer au mieux l'évènement :

• Organiser en avance pour ne pas être dans l’urgence et éviter les oublis et les erreurs
• Etablir un budget
• Préparer l’événement en équipe
• Mettre en place une liste des tâches pour ne rien omettre 
• Prévoir le matériel et les intervenants
• Anticiper tout problème (panne de matériel, absence d’un intervenant …) et prévoir le nécessaire pour y remédier
• Envoyer les invitations à l’avance, mais pas trop, de risque que l’événement ne soit oublié
• Réaliser un programme détaillé et chronologique (présentations, repas, accueil, divertissements, timing pour chaque point …)

Communication

Il est important de communiquer à propos de l'évènement organisé :

• Pour attirer une nouvelle cible, informer via plusieurs médias (radio, sites spécialisés, presse …)
• Contacter avec des moyens différents (mail, sms, réseaux sociaux, courrier, téléphone, flyers…)
• Réaliser des invitations attractives, sans être excessif
• Inviter à l’avance
• Effectuer des relances quelques jours avant l’événement

Déroulement

Il est nécessaire que tout se passe au mieux. Ne négligez pas l’accueil et la signalétique. Faites en sorte que tout se déroule comme dans le programme. Invitez les participants à compléter un questionnaire pour connaitre leur ressenti, avis, remarques. Cela permettra de savoir si les objectifs fixés ont été atteints, et ce qui peut être amélioré.