Lors de l’embauche d’un salarié, l’employeur doit lui demander quelques renseignements, dont son numéro de sécurité sociale. Celui-ci numéro est demandé par les caisses de sécurité sociale, pour la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et pour la déclaration annuelle des salaires (DADS). Pourquoi et comment le vérifier ? Quelle est sa composition ? Comment être certain qu’il soit authentique ?
Pourquoi vérifier le numéro de sécurité sociale ?
Il est important de vérifier le numéro de sécurité sociale des salariés car :
- Il peut être erroné suite à une erreur involontaire de recopie
- Le salarié peut ne pas avoir de numéro de sécurité sociale (jeune ayant encore le numéro de sécurité sociale de ses parents). La DPAE est à faire avec le lieu et la date de naissance en attendant l’attribution du numéro de SS.
- Il peut être faux, car la personne n’a pas de titre de séjour l’autorisant à travailler. Attention, l’entreprise s’expose à des sanctions (5 ans de prison et 15000€ d’amende) en embauchant une personne étrangère en situation irrégulière.
Si le numéro de sécurité sociale n’est pas correct, un message d’erreur s’affichera, lors de la déclaration sur le site de l’URSSAF.
Vérification du numéro de sécurité sociale : composition, cohérence et clé
Composition du numéro de sécurité sociale
Selon le lieu de naissance de la personne, la structure du numéro de sécurité sociale varie un peu.
Le sexe : 1 pour les hommes, 2 pour les femmes
Année et mois de naissance : Deux chiffres chacun
Département : Deux ou trois chiffres. Utilisation du chiffre 99 pour l’étranger.
Numéro d’ordre : selon le nombre de naissances pendant l’année ou le mois dans une commune.
Naissance en France métropolitaine
|
Sexe |
Date de naissance |
Lieu de naissance |
N° d'ordre |
Clé |
||
|
Année |
Mois |
Département |
Code commune |
|||
|
1 ou 2 |
85 pour 1985 |
01 à 12 |
De 01 à 95, 2A, 2B |
ex. : 105 |
ex. : 012 |
60 |
Naissance dans les départements d'Outremer
|
Sexe |
Date de naissance |
Lieu de naissance |
N° d'ordre |
Clé |
||
|
Année |
Mois |
Département |
Code commune |
|||
|
1 ou 2 |
85 pour 1985 |
01 à 12 |
970 à 989 |
1 à 90 |
012 |
60 |
Naissance à l’étranger
|
Sexe |
Date de naissance |
Lieu de naissance |
N° d'ordre |
Clé |
||
|
Année |
Mois |
Etranger |
Code pays |
|||
|
1 ou 2 |
85 pour 1985 |
01 à 12 |
99 |
352 |
012 |
60 |
Cohérence du numéro de sécurité sociale
Il est important de vérifier d’abord le sexe et la date de naissance. Le lieu de naissance quant à lui, peut être vérifié grâce à la liste des codes pays et communes officiels mise à disposition par l’Insee. Le numéro de sécurité sociale permet de retrouver la commune ou le pays de naissance si le salarié n’a pas précisé ces informations.
Vérification de l’authenticité en calculant la clé
Pour repérer les erreurs dans la structure du numéro de sécurité sociale, il faut faire attention à sa clé. Si l’un des chiffres qui précède n’est pas correct, la clé sera erronée. Certains logiciels la calculent automatiquement, sans conserver les données indiquées, mais il est également possible de faire le calcul soi-même. Pour cela il faut :
- Considérer le numéro de sécurité sociale en tant que chiffre entier, puis le diviser par 97
- Multiplier le résultat obtenu (sans prendre en compte ce qui est après la virgule, sans arrondir) par 97
- Effectuer la soustraction suivante : Numéro de sécurité sociale – Résultat obtenu précédemment
- Réaliser la soustraction : 97 – résultat obtenu à l’étape 3
- Vous obtenez ainsi la clé du numéro de sécurité sociale
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