Journal comptable : règles et optimisation grâce à l’IA

Un journal comptable, également nommé livre-journal, est un document dans lequel sont rassemblées toutes les opérations financières d’un exercice comptable d’une entreprise. Généralement, pour plus de clarté, ou selon la nature de l’activité de l’entreprise, ce journal peut être divisé en plusieurs journaux auxiliaires, conformément à l’article R123-176 du Code de commerce.

Le journal des ventes

Le journal des ventes comprend l’ensemble des opérations de ventes réalisées par l’entreprise (factures clients, avoirs, marchandises, prestations de services, TVA collectée…). Plusieurs journaux des ventes peuvent être établis pour faciliter la comptabilité, notamment selon :

• l’activité, si l’entreprise en a plusieurs
• les taux de TVA utilisés, notamment dans le secteur du bâtiment

Le journal des achats

Le journal des achats regroupe toutes les opérations d’achats réalisées par l’entreprise. On y enregistre les factures d’achats des fournisseurs (prestations, abonnements, frais généraux, matière première…).

Le journal de trésorerie

Le journal de trésorerie rassemble toutes les écritures relatives aux mouvements bancaires et de caisse. Pour simplifier le suivi comptable, il est souvent constitué :

• d’un journal de banque, pour l’enregistrement des opérations d’encaissement et de décaissement.
• d’un journal de caisse, utilisé pour enregistrer les paiements en espèces, en cas d’utilisation d’une caisse enregistreuse.

Le journal des opérations diverses (OD)

Le journal des opérations diverses couvre toutes les opérations qui ne sont pas prises en compte dans les autres journaux comptables, telles que les salaires, les provisions, les amortissements ou les régularisations de fin d’exercice comptable. Il est possible d’établir plusieurs journaux pour avoir un journal spécifique aux salaires par exemple.

D’après l’article R123-173 du Code de commerce, toute entreprise doit obligatoirement tenir un livre-journal. Cette obligation concerne les sociétés et les entrepreneurs individuels.

Selon l’article 50-0 du Code général des impôts, pour les micro-entrepreneurs, la tenue d’un journal comptable n’est pas obligatoire : un registre des achats et/ou un livre des recettes doit cependant être fourni, selon l’activité exercée.

Une entreprise doit respecter les règles suivantes pour être conforme à la loi et ainsi éviter des sanctions en cas de contrôle fiscal :

• Les opérations doivent être inscrites sans délai, de manière chronologique.
• Le principe de comptabilité en partie double doit être respecté, c’est-à-dire que la somme des débits doit être égale à celle des crédits.
• Pour chaque écriture comptable, il faut préciser la date, le numéro de pièce, le libellé, les comptes débités et crédités ainsi que le montant.
• La durée de conservation du journal comptable est de 10 ans (article L123-22 du Code de commerce)
• Chaque opération financière doit être accompagnée d’un justificatif (relevé bancaire, facture…)

Quel est le but des journaux comptables ?

Le livre-journal et les journaux auxiliaires sont très utiles pour l’entreprise car il lui permettent :

• de compléter les comptes annuels lors de la clôture de l’exercice
• d’assurer la traçabilité de toutes les opérations
• de contrôler les écritures comptables
• de suivre la santé financière de l’entreprise
• de prouver et justifier les opérations comptables
• de respecter ses obligations légales et fiscales

La gestion des journaux comptables peut être simplifiée et optimisée par l’intelligence artificielle. Les entreprises peuvent ainsi gagner du temps et travailler sur des tâches plus valorisantes, éviter certaines erreurs humaines tout en assurant la conformité des données comptables saisies. Grâce à l’IA, il est possible :

• d’analyser les documents commerciaux et comptables : factures, bons de commande, relevés bancaires… (NLP, Computer Vision)
• d’extraire les informations requises des documents analysés : montant HT et TTC, taux de TVA, date, identité du fournisseur ou du client… (NLP, Deep Learning)
• d’identifier le type d’une opération financière pour lui attribuer les bons comptes comptables (Machine Learning, NLP)
• de classer automatiquement les opérations dans les journaux auxiliaires (Machine learning supervisé)
• de détecter des anomalies : doublons, justificatif manquant, erreurs de TVA… (IA analytique, machine learning non supervisé)
• d’effectuer un rapprochement bancaire plus rapide (Machine learning, NLP)