Pourquoi opter pour la signature électronique est utile pour l'entreprise ?

La signature électronique est une alternative à la signature manuscrite, qui permet de signer des documents numériques de façon sécurisée. Des technologies spécifiques sont utilisées pour garantir :

• l’authenticité de la signature : le signataire est authentifié lorsqu’il signe
• l’intégrité de la signature : le document ne peut pas être modifié après signature
• la non-répudiation de la signature : le signataire ne peut nier sa signature

Pour signer électroniquement des documents, il faut utiliser un logiciel spécialisé et certifié, tel que Yousign, DocuSign ou Docaposte.

Pour qu’une signature électronique soit valable juridiquement, il est nécessaire de suivre le règlement eIDAS, pour lequel il existe trois niveaux de signature :

• La signature simple, la moins sécurisée, est adaptée pour un usage quotidien.
• La signature avancée, liée au signataire de manière unique, peut repérer toute modification du document.
• La signature qualifiée, la plus sécurisée, nécessite un certificat délivré par un organisme certifié et a la même valeur que la signature manuscrite, conformément à l’article 1366 du Code civil.

Comment choisir un outil de signature électronique pour son entreprise ?

Pour choisir un logiciel de signature électronique adapté à son entreprise, il convient de vérifier :

• Le respect de la réglementation en vigueur
• La compatibilité avec les outils utilisés
• La réactivité et la qualité du support client
• La clarté et l’intuitivité de l’interface utilisateur
• La concordance avec les besoins internes
• Le modèle de tarification (ex : selon le volume de signature)
• La compatibilité multisupport (ordinateur, smartphone, tablette)

Une entreprise peut utiliser la signature électronique dans de nombreuses situations :

• Documents contractuels avec les clients : approbation financière, accord de confidentialité…
• Documents conclus avec les fournisseurs : contrats de prestation, offres de prix…
• Documents commerciaux : bons de commandes, devis, factures…
• Documents RH : contrats de travail, avenants, attestations…
• Documents internes : notes de service, feuilles d’émargement…
• Documents liés à l’immobilier : compromis de vente, contrat de location…

Les avantages de la signature électronique pour une entreprise

L’utilisation de la signature électronique est bénéfique pour une entreprise pour plusieurs raisons :

• Réduction de la consommation de fournitures de bureau (papier, toner, stylos)
• Réduction des coûts postaux  (timbres, enveloppes)
• Gain de temps : l’impression et le scan des documents n’est plus nécessaire
• Geste écologique simple qui réduit l’empreinte carbone
• Amélioration de l’expérience client qui renforce sa satisfaction
• Simplification de l’archivage et du classement des documents
• Modernisation des processus et fiabilité
• Moins d’erreurs administratives (ex : oubli de signature d’une page)
• Sécurité, traçabilité et conformité des signatures