Comment exporter les absences des utilisateurs ?

Les absences posées par les utilisateurs peuvent être exportés afin de faciliter l'établissement de vos fiches de paies, des plannings...

Exporter les absences : données, filtres et options

Blocs de données

Plusieurs blocs de données sont disponibles pour réaliser votre export:

  • Commentaire destinataire : pour exporter le commentaire indiqué lors de la demande d'absence
  • Type d'absence (congé payé, arrêt maladie, congé sans solde...)
  • Etat de la demande (validée, refusée, annulée, en attente)
  • Nom et prénom du demandeur (la personne qui effectue la demande d'absence)
  • Nom et prénom du décisionnaire (la personne qui modère la demande d'absence)
  • Nom et prénom du destinataire (la personne pour qui l'absence est posée)
  • Date de début de l'absence
  • Date de fin de l'absence
  • Date de la décision : date à laquelle la décision est intervenue
  • Date de la demande d'absence : date à laquelle la demande a été réalisée
  • Nombre de jours (nombre total de jours tenant compte des jours travaillés du collaborateurs et des jours fériés)
  • Période (pour savoir si l’absence correspond à une demi-journée, une journée, ou une période de plusieurs jours)
  • Début de la période (pour savoir si le premier jour de l'absence est une matinée, une journée ou un après-midi)
  • Fin de la période (pour savoir si le dernier jour de l'absence est une matinée, une journée ou un après-midi)

Déplacez les blocs souhaités dans la partie "Données à exporter".

Sauvegarde des filtres et rétablissement par défaut

Si vous souhaitez conserver les mêmes blocs de données à chaque fois que vous exportez, vous pouvez cliquer sur "Sauvegarder les filtres d'entreprise". Ainsi, lorsque vous reviendrez sur la page d'export, vous n'aurez pas à remettre les blocs dans la partie données à exporter. Pour remettre les blocs affichés par défaut dans les données à exporter, cliquez sur "Rétablir les champs par défaut". Cela n'annulera pas la sauvegarde de vos filtres.

Export absences blocs donnees

Options et filtres

L'export des absences permet :

  • d'exporter un CSV avec le séparateur de champ de votre choix (virgule, point-virgule, tabulation, espace)
  • d'exporter les absences en fonction de la période d'absence souhaitée (ne pas indiquer de date revient à tout exporter quelle que soit la date).
  • de filtrer en fonction de l'état de la demande, le type d'absences, les utilisateurs

Filtre etat demande absence wuroFiltre type absence export wuro

Ainsi, il est par exemple possible d'exporter:

  • les congés acquis et par anticipation acceptés concernant la période du 01/08 au 31/08/2021
  • les arrêts maladie d'un salarié pour une période donnée
  • les absences en attente du mois en cours
  • les absences refusées de l'année passée
  • les jours de formation de plusieurs personnes pour l'année passée

Ordre de tri de l'export des absences

L’ordre de tri peut être choisi, croissant ou décroissant selon l'un de ces critères :

  • date de début ou de fin de l’absence
  • date à laquelle la demande a été réalisée
  • nom du destinataire
Options filtres absences

Ajout des absences dans Google Agenda et téléchargement en ICS

Sur le calendrier des absences, quelle que soit la vue (hebdomdaire, journalière, mensuelle), au survol d'une absence, deux options sont disponibles : ajouter l'absence à Google Calendar et télécharger au format .ICS

Ajouter une absence dans Google Agenda

  1. Rendez-vous sur le calendrier des absences et survolez l'absence de votre choix
  2. Cliquez sur +GCalendar
  3. Vous êtes redirigé vers Google Agenda, sur l'ajout d'un nouvel évènement
  4. Les données liées à l'absence sont reprises : type d'absence, collaborateur concerné, dates
  5. Vous pouvez modifier les informations de votre choix et enregistrer
  6. L'évènement apparait bien sur votre agenda

Télécharger une absence au format ICS

  1. Rendez-vous sur le calendrier des absences et survolez l'absence de votre choix
  2. Cliquez sur .ics
  3. Un fichier au format ICS est alors téléchargé
  4. Importez ce fichier dans l'application de votre choix, capable de lire ce type de fichier (Apple Calendar, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird ...)