Comment exporter les absences des utilisateurs ?

À savoir :
L’export des absences nécessite l’option RH. Sans elle, l’écran reste consultable, mais les filtres et le bouton Exporter sont désactivés.

1Ouvrir l’export et choisir les absences à retenir

Dans Pilotage > Exports, onglet Absences

1. Dans le menu de gauche, ouvrez Pilotage, puis Exports.
2. La barre d’onglets propose Ventes, Achats, Produits, Contacts, Absences, Planning, Export différé, FEC Ventes et FEC Achats : choisissez Absences.
3. Dans l’encadré Quelles absences exporter ?, renseignez les filtres utiles : Du et Au pour la période, puis Collaborateurs, Types d’absence et États.

Les cinq filtres sont facultatifs : l’écran l’annonce sous le titre de l’encadré, et chaque champ laissé vide affiche Tous les collaborateurs, Tous les types ou Tous les états.

2Choisir les colonnes du fichier

Encadré Quelles colonnes ?

À gauche, les champs disponibles, répartis en quatre groupes ; à droite, les Colonnes de l’export. Cochez un champ pour l’ajouter, décochez-le pour le retirer. Le champ Rechercher un champ… filtre la liste.

• Période : Date de début, Moment de début, Date de fin, Moment de fin, Type de période, Nombre de jours
• État & décision : État, Type d’absence, Date de décision, Commentaire de décision
• Personnes : Prénom demandeur, Nom demandeur, Prénom concerné, Nom concerné, Prénom décideur, Nom décideur
• Méta : Commentaire, Historique des commentaires, Fuseau horaire, Date de création, Date de mise à jour

Six colonnes sont cochées d’origine : Date de début, Date de fin, Type de période, Type d’absence, État et Nombre de jours.

Dans le panneau de droite, remontez ou descendez chaque ligne avec ses flèches, ou déplacez-la à la souris : l’écran rappelle que l’ordre du panneau est celui des colonnes du fichier. Tout retirer vide le panneau.

3Régler le format, puis lancer l’export

Encadré Format & options, puis barre du bas

1. Sous Séparateur de champ, choisissez Virgule (,), Point-virgule (;) ou Tabulation.
2. Sous Trier par, choisissez l’un des quatre ordres : Date de fin (ancienne → récente), Date de fin (récente → ancienne), Date de début (ancienne → récente) ou Date de début (récente → ancienne).
3. La barre au bas de l’écran rappelle le nombre de colonnes retenues. Cliquez sur Exporter.

Rétablir les champs par défaut, dans cette même barre, remet les six colonnes d’origine.

À savoir :
Les exports volumineux sont générés en arrière-plan. L’onglet Export différé liste alors vos exports en cours et terminés, avec leur progression et leur état.

Ajouter une absence à son agenda

Sur la fiche d’une demande, dans Équipe > Liste des demandes

Une absence prise isolément se reporte dans un agenda sans passer par l’export.

1. Dans le menu de gauche, ouvrez Équipe, puis Liste des demandes.
2. Cliquez sur la ligne de la demande voulue : sa fiche s’ouvre.
3. Dans le bloc Récapitulatif, cliquez sur Ajouter à Google Agenda ou sur Télécharger (.ics).

Ajouter à Google Agenda ouvre Google Agenda sur la création d’un événement, dont le titre reprend le type d’absence et le nom du collaborateur, et les dates celles de l’absence. Télécharger (.ics) télécharge un fichier au format ICS, à importer dans une application capable de le lire (Apple Calendar, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird…).