Lexique
Total perpétuel : Il s’agit du chiffre d’affaires total depuis le début d’utilisation du système et ne se remettant jamais à zéro.
Cumul grand total : Il s’agit du cumul du chiffre d’affaires pour une période donnée, de son ouverture à sa clôture.
Exemple:
Clôture comptable (conservation)
Il est nécessaire de pouvoir faire des clôtures des données de façon journalière, mensuelle et annuelle.
- Dans l'onglet Paramètres
, cliquez sur "Clôture comptable" - Vous pouvez figer manuellement les données de vos factures de vente sur une période donnée. Pour cela, sélectionnez celle de votre choix.
Le montant du total perpétuel ne change pas. Le montant du cumul grand total de la période choisie s’affichera.
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Le tableau va lister les factures comprises dans cette période et donner le détail de celles-ci.
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Après avoir vérifié, cliquez sur « Clôturer X factures » en haut à droite de l’écran.
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Il vous sera demandé de confirmer votre choix, car après avoir cliqué, vous ne pourrez plus du tout modifier les factures concernées. Celles-ci seront certifiées électroniquement.
- Deux messages vous confirment la clôture de vos données. Vous pouvez retrouver toutes les factures clôturées dans Archivage.
Archivage
Il est nécessaire de pouvoir archiver les données, dont le total perpétuel et le cumul grand total. Les opérations d’archivage doivent être tracées. Cela est utile en cas de changement de système par exemple.
- Dans l'onglet Paramètres , cliquez sur "Archivage"
- Sur cette page se trouvent les données ayant fait l'objet d'une clôture au préalable. Seules celles-ci peuvent être archivées.
- Choisissez la période lors de laquelle la clôture a été effectuée. Par exemple, vous avez clôturé des factures du 01/12/2018 au 31/12/2018 le 18/06/2020. Vous pouvez sélectionner, du 01/06 au 30/06/2020.
- Le tableau va lister les clôtures réalisées pendant cette période et donner le détail de celles-ci.
- Cliquez sur « Archiver X factures » pour faire un export CSV de ces données.
Traçabilité
En cas de contrôle de l’administration, cette page permet de visualiser le suivi des modifications, avec la possibilité de rechercher une facture en particulier.
- Dans l'onglet Paramètres , cliquez sur "Traçabilité"
- Sélectionnez la période de votre choix et recherchez une information, tel qu'un numéro de facture, si nécessaire.
- Le tableau va lister les actions effectuées pendant dans cette période et donner le détail de celles-ci : quels types d'actions, quand celles-ci ont été réalisées, par qui...
