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Conservation, archivage et traçabilité

Wuro est conforme à la loi contre la fraude à la TVA et respecte les conditions de conservation, d'archivage et de traçabilité des données.

Durée :10 min Niveau :Intermédiaire

À savoir :
L'onglet Clôture affiche trois totaux hors taxes. Le total perpétuel est le chiffre d'affaires depuis le début d'utilisation du système ; il ne se remet jamais à zéro. Le cumul de la période est le chiffre d'affaires de la période que vous avez sélectionnée. Un troisième total, restants à clôturer, complète l'écran.

1Clôturer une période de factures

Dans Paramètres › Conformité, onglet Clôture

1. Dans le menu de gauche du Manager, ouvrez Paramètres, puis Conformité. L'écran s'ouvre sur l'onglet Clôture.
2. Renseignez la période dans les champs Du et Au. Elle ne peut pas dépasser un an : au-delà, Wuro affiche « Veuillez sélectionner une période valide d'au plus un an » et les totaux ne se calculent pas.
3. Le tableau liste les factures de la période, avec leur Numéro, leur Date, leur Client, leur Total HT et leur État.
4. Cliquez sur Clôturer la période.

Une facture encore en attente ou en retard de paiement ne peut pas être clôturée : Wuro l'annonce au-dessus du tableau et le bouton Clôturer la période reste inactif tant qu'aucune facture n'est éligible.

À noter :
Une fois clôturées, les factures ne peuvent plus être modifiées ni supprimées.

2Archiver vos clôtures

Toujours dans Conformité, onglet Archivage

L'archivage sert au changement de système : les données cumulatives doivent alors être archivées sous forme signée.

1. Ouvrez l'onglet Archivage. Les clôtures déjà effectuées y sont listées sous Clôtures effectuées.
2. Seules les données ayant fait l'objet d'une clôture au préalable peuvent être archivées. Tant qu'aucune clôture n'a été faite, l'écran affiche « Aucune clôture à archiver ».

À noter :
Une fois l'archivage lancé, l'opération est figée et un PDF signé est généré côté serveur.

3Retrouver qui a modifié une facture

Toujours dans Conformité, onglet Traçabilité

En cas de contrôle, cet onglet donne le suivi des modifications faites sur vos factures.

1. Ouvrez l'onglet Traçabilité.
2. Saisissez un numéro de facture, une action ou un utilisateur dans le champ Rechercher, et bornez la recherche avec les champs Du et Au.
3. Le tableau donne, pour chaque intervention, sa Date, l'Utilisateur et son adresse IP, et l'Action réalisée. Un lien Voir le document ouvre la facture concernée.

Les résultats s'affichent page par page.

4Télécharger les manuels de conformité

Toujours dans Conformité, onglet Documentation

Votre logiciel de facturation doit faire l'objet d'une documentation décrivant sa conception, son exploitation, sa maintenance et son utilisation. Ces documents sont visés par le droit de communication de l'administration (article 286 I 3° bis du CGI).

1. Ouvrez l'onglet Documentation.
2. Dix manuels sont listés sous Manuels à télécharger, du référentiel Logiciels de Caisse au dossier utilisateur, en passant par les dossiers de conception, de spécifications fonctionnelles, d'architecture technique, d'exploitation et de maintenance.
3. Chaque ligne porte une icône de téléchargement et une icône d'ouverture.

Que faire après ?