Réussir son déménagement d’entreprise

Quelle que soit la taille de l’entreprise, il ne faut pas se précipiter pour déménager. Il est primordial de réfléchir et d’anticiper. Le temps nécessaire pour organiser un déménagement varie selon la taille de l’entreprise (de 1 mois à 6 mois).

Pourquoi déménager l’entreprise est nécessaire (contraintes actuelles, besoins, souhaits…) ? Qu’est-ce qu’un nouvel endroit pourrait offrir ? Combien couterait-il (déplacement du matériel, travaux, remise en état des locaux actuels, prix des locaux, achat de nouveau mobilier…) ? Ce sont des questions auxquelles il faut savoir répondre.

Un cahier des charges (détaillant l’implantation de départ et les attentes pour les nouveaux locaux) et un planning détaillé permettent d’estimer la charge de travail et d’organiser correctement le déménagement (déroulement des étapes, réalisation des tâches), en fonction de la date de celui-ci.
Les délais des étapes et des tâches varient selon la taille de l’entreprise, mais leur ordre de déroulement restera logique et presque le même pour toutes.

Si vous avez signé un bail commercial pour les locaux actuels, celui-ci comprend généralement un préavis fixe de 6 mois à partir du moment où les locaux ont été occupés.

Le bailleur doit être prévenu par LRAR ou par acte d’huissier dans un délai d’au moins 6 mois avant la date désirée pour transférer l’entreprise. Il s’agit d’un acte définitif, après lequel l’entreprise a ce délai pour organiser le déménagement et rester dans la légalité.

Si la durée du préavis est supérieure à 6 mois, il est nécessaire de respecter le délai indiqué pour éviter tout problème administratif.

Pour trouver les locaux adaptés à vos besoins, vous pouvez procéder de différentes manières :

• Mettre une annonce sur un site ou journal spécialisé
• Parcourir les annonces dans les journaux
• Effectuer des recherches sur des sites spécialisés
• Utiliser son réseau de connaissances (professionnels, amis…)

Prenez en compte tous les éléments importants :

• Zone géographique (en cas d’hésitation concernant l’emplacement géographique, demandez l’avis de vos salariés ou clients)
• Budget (le coût pouvant varier fortement selon les villes ou les quartiers)
• Accessibilité
• Sécurité

Optez ensuite pour plusieurs lieux, et visitez les à plusieurs pour les comparer plus facilement et faire le meilleur choix.

Il ne faut pas oublier de penser aux conséquences au niveau humain. Pensez aussi à la vie quotidienne des salariés (temps de déplacement, transports, commerces à proximité…). Le nouveau lieu de travail est-il bien situé ? Conviendra-t-il à tous ?

Quelles seront les réactions des salariés ? En effet, la plupart du temps l’annonce du déménagement est mal vécue par les salariés (incompréhension et stress lié au changement d’habitudes).

Une fois la situation concrète, il faut les informer dès que possible en donnant des détails au fur et à mesure, et les rassurer. Chacun doit pouvoir se préparer et s’organiser. Recensez leurs attentes, besoins (enquêtes, boîte à idées…). Une visite des nouveaux locaux peut également être mise en place.

Après le choix des locaux, auront lieu deux étapes :

• La négociation du bail (loyer, cession du bail, résiliation, échéance de paiement…) : elle permet de vérifier que chaque partie remplit bien ses obligations et respecte les clauses du contrat.
  Certains points ne peuvent être négociés tels que la durée du bail, l’état des lieux, la répartition des charges.
• La signature du bail

Pour une petite structure (et petit budget), le déménagement peut être réalisé simplement avec l’aide des salariés et la location d’un camion. Pour les entreprises plus grandes, demander l’aide d’un spécialiste permet d’éviter les erreurs.

Grâce au cahier des charges, une estimation précise pourra être demandée aux prestataires. Comparez et vérifiez les prix et les délais, les clauses, les assurances et options proposées (en cas de vol, casse ou retard).

Mieux vaut que le déménagement se déroule en dehors des horaires de travail pour éviter de nuire au bon fonctionnement de l’activité (pendant le week-end, une soirée, une matinée…). Aussi, si les locaux se trouvent dans une ville animée, vérifiez qu’il n’y ait pas d’évènement organisé le même jour (monde et routes barrées).

Tri et inventaire

Chaque salarié pourra trier ses affaires, ses documents. Chaque service pourra vider les armoires et tiroirs qui les concernent. L’ensemble des salariés pourra aider pour les pièces communes. Passer par l’étape tri/archivage et inventaire permet une meilleure organisation (on se débarrasse de choses inutiles ou de documents pouvant être détruits) et de voir ce qu’il manque (mobilier, décoration, matériel, fournitures…).

Parc informatique

Le déménagement se terminera par le transfert soigné du parc informatique. En effet, le service informatique ne doit pas être interrompu trop longtemps pour ne pas perturber la productivité de l’entreprise. Un inventaire et étiquetage du matériel devra être fait en amont pour qu’il soit bien dispatché ensuite. Pour cette étape, vous pouvez faire appel à des professionnels pour que le transfert soit fait de manière plus sécurisée (déconnexions, reconnexions, vérification du bon fonctionnement, perte de données évitées)

Cartons

Une fois que cela est fait, il faut emballer ce qui n’est pas utile au quotidien, ce qui ne sera pas utilisé avant d’avoir déménagé. Le reste sera emballé à J-1. Bien sûr, n’oubliez pas d’identifier les cartons (codes couleurs, nom de la personne ou service concerné, contenu…) pour qu’ils soient bien attribués lors du déménagement.

Menage

Une fois le déménagement effectué, les anciens locaux seront vides et pourront donc être nettoyés en profondeur. Les employés de ménage habituels peuvent se charger de cette tâche, mais il peut être intéressant de demander des  devis au cas où d’autres prestations seraient proposées (travaux de bricolage et remise en état par exemple)

Qui dit déménagement, dit nouvelle adresse ! N’omettez pas de déclarer celle-ci aux administrations, à vos partenaires, fournisseurs et clients par courrier ou par mail.

De même, il est nécessaire de changer l’adresse sur les supports où elle apparait (site web, signatures de mails, cartes de visite, brochures, papier en-tête, enveloppes, documents officiels…). Essayez d’épuiser le stock actuel pour ne pas trop gâcher, et prévoyez l’impression des nouveaux supports avant de déménager.

Si l’organisation a bien été respectée, le déménagement devrait bien se passer. Les jours suivants, centralisez les éventuels dysfonctionnements afin de les résoudre au plus vite (carton égaré, matériel qui ne fonctionne pas…).