Comment bien mener un entretien de recadrage ?

Objectif

But de l’entretien de recadrage

Un entretien de recadrage est un échange entre un salarié et un supérieur suite à un manquement au règlement constaté : mauvais comportement, retards, travail non réalisé… L’objectif est de comprendre pourquoi le problème se produit, en laissant le salarié s’exprimer et parler des difficultés qu’il rencontre. L’employeur ou le supérieur hiérarchique lui fait part des conséquences que sa faute ou son attitude implique. Ainsi, ils trouvent une solution ensemble pour régler la situation.

Il est bien sûr nécessaire pour cela qu’un cadre ait été fixé et que le salarié en ait pris connaissance dès son arrivée au sein de l’entreprise : culture d’entreprise, règlement intérieur, engagements vis-à-vis des clients, fiche de poste, règles de savoir-vivre…

De plus, il est important de rester juste. Si un entretien de recadrage est organisé pour un salarié ayant commis une certaine faute, il doit en être de même si un autre salarié commet la même erreur.

Il n’est pas fréquent que des entretiens de recadrage soient mis en place, car généralement, le supérieur part du principe que les choses vont surement s’arranger toutes seules avec le temps. Malheureusement, ne pas agir n’améliore souvent pas la situation.

Il ne faut pas confondre l’entretien de recadrage avec l’entretien disciplinaire, qui est encadré par la loi et organisé lorsqu’un salarié a commis une faute importante qui doit être sanctionnée.

Info :
Ne pas confondre avec l’entretien disciplinaire. L’entretien disciplinaire est encadré par la loi et organisé pour une faute importante à sanctionner ; le recadrage reste un échange pour trouver une solution.

Le recadrage sert à comprendre le problème et à y répondre ensemble, dans un cadre connu du salarié et appliqué à tous de la même façon.

Préparation

Bien préparer l’entretien de recadrage

L’entretien de recadrage n’est pas cadré par la loi et est donc informel. Il n’est pas nécessaire de fixer le rendez-vous par écrit. Il est important de bien le préparer :

• Se baser sur des faits avérés
• Avoir conscience des conséquences du comportement, de la faute
• Ne pas prévenir le salarié trop en avance (préférer la veille pour le lendemain par exemple) pour éviter de le stresser
• Convier le salarié à l’entretien en optant pour le bon ton
• Choisir un endroit calme
• Penser aux points importants à aborder (questions, conséquences, solutions…) et de quelle manière

Astuce :
Prévenez le salarié la veille pour le lendemain. Un délai trop long risque de le stresser ; choisissez aussi un endroit calme et le bon ton pour l’inviter.

Un entretien informel se prépare quand même : des faits avérés, un endroit calme et les points à aborder.

Déroulement

Déroulement de l’entretien de recadrage en entreprise

Voici quelques conseils à suivre pour qu’un entretien de recadrage reste plus agréable que pénible, et soit bénéfique :

• Ne pas prendre de note (sauf en cas d’extrême nécessité : mauvaise foi, comportement agressif...)
• Rappeler le cadre de l’entreprise
• Ne pas réagir à chaud, afficher ses émotions de façon modérée si besoin
• Exposer le souci en restant factuel, sans généraliser
• Faire part calmement des conséquences sur l’entreprise et l’équipe
• Rester respectueux
• Ne pas juger, dévaloriser, faire la morale
• Poser des questions ouvertes
• Être à l’écoute de l’autre
• Rester neutre (inutile d’être froid)
• Ne pas hésiter à demander des précisions
• Reformuler les propos de chacun pour s’assurer que tout a bien été compris
• Demander au salarié s’il a des besoins pour éviter que la situation ne se reproduise (formation, flexibilité des horaires…)
• Rappeler les sanctions possibles si la situation reste inchangée
• Mettre en place des solutions ensemble
• Prévoir une prochaine date pour faire le point sur l’évolution de la situation
• Conclure de manière positive pour motiver et donner confiance

À noter :
Pas de prise de notes, sauf nécessité. Elle se justifie en cas d’extrême nécessité, par exemple face à de la mauvaise foi ou à un comportement agressif.

Factuel, respectueux et à l’écoute, l’entretien se termine par des solutions communes, une date de point et une conclusion positive.

Questions fréquentes

Aller plus loin

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