Comment utiliser le module Pilotage pour les achats ?

1Ouvrir les statistiques d'achats

Dans Pilotage > Statistiques, onglet Achats

Une fois que vous maîtrisez la gestion de vos achats, vous pouvez vous intéresser aux statistiques les concernant. Dans la barre latérale, cliquez sur Pilotage puis sur Statistiques : la page s'ouvre sur l'onglet Global. Cliquez sur l'onglet Achats.

La page affiche, pour la période sélectionnée, la carte Total des achats (montant HT), le graphique Évolution des achats, puis trois cartes de répartition des achats par critère. La période analysée est rappelée en toutes lettres sous les onglets (Période courante).

2Choisir la période

En haut à droite de la page, sélecteur de période

1. Sélectionnez la période souhaitée parmi celles proposées : Jour, 7 derniers jours, Semaine en cours, Mois en cours, Mois dernier, 30 derniers jours, Exercice en cours, Exercice en cours (à date), Exercice précédent ou Depuis la création. Par défaut, le mois en cours est affiché.
2. Pour une période de votre choix, sélectionnez Période personnalisée : un bouton de dates apparaît à côté du sélecteur. Cliquez dessus et choisissez le premier et le dernier jour dans le calendrier.

Vous obtenez des statistiques sur les achats pour cette période : la carte de total, le graphique et les répartitions se mettent à jour.

3Comparer deux périodes

Même endroit, sélecteur « Pas de comparaison »

1. Cliquez sur le sélecteur Pas de comparaison, à droite de la période.
2. Choisissez Période précédente, Même période l'an dernier (N-1) ou Date de départ personnalisée. Dans ce dernier cas, un bouton de date apparaît pour fixer le début de la période comparée.

La période comparée s'affiche à côté de la période courante, le graphique d'évolution reçoit une seconde courbe en pointillés avec sa légende, et sa vue tableau (étape 4) ajoute les colonnes Écart et Évolution. Ainsi, vous pouvez savoir si vous avez dépensé plus à un moment plutôt qu'un autre, définir les raisons et optimiser vos dépenses.

4Régler, lire et exporter un graphique

Sur la carte « Évolution des achats », comme sur chaque carte de répartition

Chaque carte porte les mêmes commandes, en haut à droite :

• le sélecteur de type d'affichage : Aire ou Courbe pour l'évolution, Barres, Colonnes ou Camembert pour une répartition ;
• l'icône Exporter en CSV, qui télécharge aussitôt les données du graphique dans un fichier CSV ;
• l'icône Afficher le tableau, qui déploie sous le graphique ses valeurs sous forme de tableau. Masquer le tableau le referme.

La carte Total des achats porte elle aussi l'icône Exporter en CSV : elle télécharge le total des achats pour chaque date de la période. Survolez un point ou une barre d'un graphique pour lire le montant correspondant.

5Lire la répartition des achats

Sous le graphique d'évolution, cartes « Répartition par… »

Les achats de la période sont répartis selon trois critères, une carte pour chacun : État, Compte de charge et Fournisseur. Chaque carte se règle, s'affiche en tableau et s'exporte comme le graphique principal (étape 4). Une carte sans donnée sur la période affiche « Aucune donnée sur la période sélectionnée ».

Info :
Les comptes de charge se créent dans Achats > Comptes charge d'achats (code du Plan Comptable Général et nom). Un achat sans compte de charge est compté sous le libellé « - ? » dans la répartition par compte de charge.