Comment exporter les achats ?

Pour gérer facilement vos dépenses, le module Achats est à votre disposition. Vous pouvez également classer vos achats avec votre plan comptable grâce au module Exports, ce qui facilitera le travail de votre comptable.

Pour que votre export soit complet, il faut tout d’abord paramétrer les types d’achats et bien compléter le champ code fournisseur. Au sein de votre export des achats, vous aurez d’une part le compte fournisseur et d’autre part les comptes charges. Nous allons vous expliquer comment procéder et ainsi faire gagner du temps à votre comptable.

Ajouter des types d’achats

D’abord, vous aurez besoin de la balance de vos comptes afin de connaître les comptes charges utilisés par votre comptable, concernant votre activité et en fonction du plan comptable en vigueur. Ensuite, consultez les comptes de la classe 6 : les comptes charges. Par exemple : compte 606 achats de fournitures.

Pour ajouter un type d’achats, allez dans Préférences, puis dans Types d’achats.

Cliquez ensuite sur ajouter un type d’achat et renseignez le champ nom en indiquant le compte et le libellé. Si on reprend l’exemple ci-dessus, cela donnerait : 606 – achats de fournitures. En cliquant sur ajouter, vous verrez votre type d’achat s’ajouter à la liste juste en-dessous.

Préférences

Ajouter un type achat

Type bien ajouté

Renseigner le champ code fournisseur

Vous pouvez paramétrer ce champ lors de l’ajout de contacts fournisseurs, depuis le module Contacts. Le champ code contact doit alors être rempli avec un compte 401 fournisseurs. Vous pourrez compléter précisément le champ grâce à la balance de vos comptes, qui rassemble les comptes fournisseurs créés pour votre activité. Par exemple : 401POSTE pour un affranchissement.

Si vous ne souhaitez pas utiliser le module Contacts, vous pouvez simplement compléter manuellement le champ lorsque vous intégrez une facture d’achat.

Code contact

Code fournisseur

Exporter les achats

Après avoir effectué les manipulations ci-dessus, vous pourrez avoir un tableau personnalisable selon les demandes de votre comptable, semblable à celui-ci-dessous :

Export achats

A savoir : En comptabilité, pour enregistrer un achat, le compte fournisseur (montant TTC) est crédité. Le compte charge (montant HT) et le compte TVA déductibles sur biens et services 44566 (montant de la TVA) sont débités.

Pour ce faire, allez dans le module Exports Exportsachats, puis dans Achats.

Achats

Sélectionnez la période concernée (Du xx/xx/20xx au xx/xx/20xx), puis, cochez les types d’achats à exporter.

Ensuite, paramétrez la partie "données pour l’export". Vous avez sur la gauche les données disponibles et sur la droite les données affichées. Ajoutez ces blocs dans données affichées : Date achat, Colonne vide, Code fournisseur, N° de facture, Fournisseur, Colonne vide, Montant TTC, Colonne vide, Montant HT, Montant TVA.

Données affichées

Cochez "Regroupez les montants HT par type d'achat" dans options avancées.

C’est ainsi que la première partie du tableau est obtenue. Mettez en forme manuellement depuis votre tableur pour obtenir ce résultat.

Export des achats

Vous n’aurez plus qu’à éditer manuellement la seconde partie (reprenant chaque compte charge de la balance) et préciser le montant HT par type d’achat.

Export des achats

Lors des prochains exports, il vous suffira simplement de reprendre ce modèle.