Comment exporter les achats ?

1Ajouter des comptes de charge

Dans Pilotage › Achats, onglet Comptes charge d’achats

Vous aurez d’abord besoin de la balance de vos comptes, afin de connaître les comptes de charge utilisés par votre comptable pour votre activité. Ce sont les comptes de la classe 6 du Plan Comptable Général, par exemple le compte 606 pour les achats de fournitures.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Pilotage, puis sur Achats, et ouvrez l’onglet Comptes charge d’achats.
2. Cliquez sur Nouveau compte de charge, en haut à droite.
3. Renseignez le Code comptable, c’est-à-dire le code PCG du compte (par exemple 606400 pour des fournitures administratives), puis son Nom.
4. Cliquez sur Créer. Vous revenez à la liste des comptes de charge, où le compte apparaît avec son code et son nom.

Selon votre palier :
Les champs comptables de vos achats (comptes de charge et comptes de TVA) relèvent de l’option Comptabilité, une option payante de Wuro. Tant qu’elle n’est pas activée, l’onglet affiche « Champs comptables masqués » et vos comptes ne peuvent pas être renseignés sur les achats : activez-la depuis le lien Aller aux paramètres fiscaux, dans Paramètres › Entreprise › Comptabilité & fiscal.

2Renseigner le compte fournisseur

Dans CRM › Contact, fiche du fournisseur, bouton Modifier

Le compte fournisseur de votre export est le code renseigné sur la fiche du contact. Vous pouvez le paramétrer depuis le module Contacts : dans le menu de gauche, cliquez sur CRM, puis sur Contact, ouvrez la fiche du fournisseur et cliquez sur Modifier. Sous Identifiants entreprise, remplissez le champ Code client avec un compte 401 fournisseurs. Vous pourrez compléter précisément le champ grâce à la balance de vos comptes, qui rassemble les comptes fournisseurs créés pour votre activité. Par exemple : 401POSTE pour un affranchissement. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Si vous ne souhaitez pas utiliser le module Contacts, vous pouvez simplement compléter le champ Code fournisseur du formulaire d’achat, sous Fournisseur, lorsque vous enregistrez une facture d’achat. En choisissant un contact existant, ce champ se remplit depuis sa fiche.

3Choisir la période et le type d’achats

Dans Pilotage › Exports, onglet Achats, bloc Quelles données exporter ?

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Pilotage, puis sur Exports, et ouvrez l’onglet Achats. La page Export des achats s’ouvre, en quatre blocs numérotés.
2. Sous Quelles données exporter ?, choisissez la Période des achats à exporter : une journée, un mois, une année… Les raccourcis Mois en cours, Mois dernier et 3 derniers mois la remplissent en un clic.
3. Pour n’exporter que certains types d’achats, choisissez-les dans Type d’achats : la liste reprend les catégories créées dans l’onglet Types d’achats de la page Achats. Par défaut, toutes les catégories sont exportées.

4Choisir et ordonner les colonnes

Bloc Quelles colonnes ?, sur la même page

1. Sous Champs disponibles, cochez les champs à exporter : chacun s’ajoute dans Données à exporter horizontalement, où il devient une colonne du fichier. Glissez les champs pour les réordonner, ou utilisez les flèches Monter et Descendre : l’ordre de la liste est l’ordre des colonnes. Retirer ôte un champ, Tout retirer vide la liste.
2. Pour obtenir une ligne par montant plutôt qu’une colonne, cliquez sur Déplacer en vertical : le champ passe dans Données à exporter verticalement, et le fichier contient alors une ligne par champ vertical, avec son nom dans la colonne Block et sa valeur dans la colonne Valeur. C’est ainsi qu’un achat s’éclate en Total HT, Total TVA et Total TTC.
3. Le champ Débit/Crédit produit trois colonnes dans le fichier : Numéro de compte, Crédit et Débit. Pour qu’elles se remplissent, placez Total HT, Total TVA et Total TTC dans les données verticales : le total TTC est crédité sur le compte fournisseur, le total HT et la TVA sont débités.

La plupart des champs reprennent les informations indiquées lors de l’ajout d’un achat : Catégories, Date d’achat, N° Facture, Période, Fournisseur, TVA Intracommunautaire, URL Fichier joint, Date de paiement, Date limite de paiement, Mode de paiement, Compte fournisseur, Total HT, Total TVA et Total TTC. Les champs du groupe Comptabilité (par ligne) décrivent chaque ligne d’achat : Titre ligne, Montant HT, Montant TVA, Montant TTC, Taux TVA, Débit/Crédit, les codes et noms des comptes de TVA déductible et collectée, et le code et le nom du compte de charge.

Pour le tableau attendu par un comptable, placez par exemple Date d’achat, N° Facture, Fournisseur, Nom compte charge et Débit/Crédit dans les données horizontales, et Total HT, Total TVA et Total TTC dans les données verticales.

Info :
En comptabilité, pour enregistrer un achat, le compte fournisseur (montant TTC) est crédité. Le compte de charge (montant HT) et le compte TVA déductible sur biens et services 44566 (montant de la TVA) sont débités.

5Régler le format et les options

Bloc Format & options, sur la même page

• Séparateur de champ : Virgule (,), proposée par défaut, Point-virgule (;) ou Tabulation, selon ce que votre tableur ou votre logiciel de comptabilité attend.
• Exporter par achat plutôt que par ligne d’achat : activée, une ligne du fichier correspond à un achat complet. Désactivée, chaque ligne ajoutée sur l’achat donne une ligne du fichier : un achat de cinq lignes en occupe cinq.
• Joindre les PDF à l’export : les factures PDF sont ajoutées dans une archive .zip.
• Sous Suivi des exports, Marquer les factures d’achats comme exportées garde la trace des achats déjà transmis, et N’exporter que les factures jamais marquées comme exportées les laisse hors du fichier suivant : vous évitez ainsi de mettre deux fois le même achat dans votre comptabilité.

6Exporter les achats

Bloc Aperçu et barre d’actions, en bas de la page

Le bloc Aperçu montre un exemple des premières lignes de votre fichier, avec les colonnes que vous avez choisies. La barre en bas de page rappelle le nombre de colonnes et la période, et porte trois boutons :

• Exporter télécharge le fichier CSV, nommé export-achats-[horodatage].csv.
• Sauvegarder les filtres enregistre pour votre entreprise les colonnes choisies : à votre prochaine visite, vous les retrouvez sans avoir à les remettre.
• Rétablir les champs par défaut remet à l’écran les colonnes proposées au départ, sans annuler la sauvegarde de vos filtres.

Mettez ensuite le fichier en forme depuis votre tableur pour obtenir le résultat souhaité.

Astuce :
Le message « Le fichier a été téléchargé » s’affiche, et le fichier CSV se trouve dans les téléchargements de votre navigateur. Après Sauvegarder les filtres, le message « Filtres d’entreprise enregistrés » confirme l’enregistrement.

Réaliser un export FEC des achats

Dans Pilotage › Exports, onglet FEC Achats

Avant de procéder à cet export, paramétrez vos comptes de charge et vos comptes de TVA d’achats, et renseignez les champs dédiés lors de l’ajout de vos achats. Le FEC est généré selon les normes DGFiP, et les écritures déjà exportées peuvent être marquées pour éviter les doublons.

Selon votre palier :
L’export FEC relève de l’option Comptabilité, une option payante de Wuro. Sans elle, la page affiche « L’option FEC n’est pas activée pour cette entreprise » avec un lien Consulter les offres.

1. Dans Pilotage › Exports, ouvrez l’onglet FEC Achats.
2. Sous Options, choisissez le Séparateur : | (pipe), proposé par défaut, ou Tabulation. Cochez si besoin Joindre les justificatifs PDF (zip séparé), Marquer les achats exportés et N’exporter que les achats non encore exportés.
3. Sous Filtres, sélectionnez la Période d’exercice, ou utilisez les raccourcis Mois en cours, Mois dernier, 3 derniers mois et Exercice en cours.
4. Cliquez sur Exporter le FEC Achats, en haut à droite de la page.

À noter :
Wuro étant un logiciel de facturation, le fichier produit ne peut en aucun cas remplacer un fichier FEC officiel, généré depuis un logiciel de comptabilité, ayant une valeur pour l’administration fiscale.