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Comment exporter les achats ?

Pour gérer facilement vos dépenses, le module Achats est à votre disposition. Vous pouvez également classer vos achats avec votre plan comptable grâce au module Exports, ce qui facilitera le travail de votre comptable.

Pour que votre export soit complet, il faut tout d’abord paramétrer les comptes charge et bien compléter le champ compte fournisseur lors de l'ajout d'un fournisseur et/ou d'un achat. Au sein de votre export des achats, vous aurez d’une part le compte fournisseur et d’autre part les comptes charges. Nous allons vous expliquer comment procéder et ainsi faire gagner du temps à votre comptable.

Ajouter des comptes charge

D’abord, vous aurez besoin de la balance de vos comptes afin de connaître les comptes charges utilisés par votre comptable, concernant votre activité et en fonction du plan comptable en vigueur. Ensuite, consultez les comptes de la classe 6 : les comptes charges. Par exemple : compte 606 achats de fournitures.

  1. Pour ajouter un compte charge, allez dans le module Achats, puis dans Comptes charge d'achats.
  2. Cliquez ensuite sur Ajouter un compte charge d'achat et renseignez le champ nom en indiquant le code du compte et le libellé. Si on reprend l’exemple ci-dessus, cela donnerait : 606 – achats de fournitures. En cliquant sur ajouter, vous verrez votre compte charge s’ajouter à la liste.

Renseigner le champ compte fournisseur

Vous pouvez paramétrer ce champ lors de l’ajout de contacts fournisseurs, depuis le module Contacts. Le champ compte contact doit alors être rempli avec un compte 401 fournisseurs. Vous pourrez compléter précisément le champ grâce à la balance de vos comptes, qui rassemble les comptes fournisseurs créés pour votre activité. Par exemple : 401POSTE pour un affranchissement.

Si vous ne souhaitez pas utiliser le module Contacts, vous pouvez simplement compléter manuellement le champ lorsque vous intégrez une facture d’achat.

Code contact fournisseur

Les données et les options pour exporter vos achats

Export achats wuroNous allons vous montrer ci-dessous des exemples de tableaux des achats que vous pouvez réaliser grâce aux exports des achats sur Wuro.

Avant tout, voici ce que propose le module Export des achats:

  • Export de la période souhaitée (une journée, un mois, une année...)
  • Export des types d'achat souhaitées
  • Il est possible de choisir le séparateur de champ de son choix : virgule, point-virgule, tabulation, espace.
  • Joindre les PDF à lexport : Un fichier PDF, avec les PDF des achats exportés sera téléchargé.
  • Exporter par achat ou par ligne d'achat : Si vous cochez cette case, vous n'aurez qu'une ligne par achat. Si vous la laissez décochée, vous aurez une ligne par ligne ajoutée sur l'achat. (En décochant l'option -> Si vous avez un achat avec 5 lignes, vous aurez 5 lignes pour une achat. En la cochant, vous n'aurez pas le détail par ligne, et une seule ligne).
  • Marquer les achats comme exportés : Lorsque des achats sont marqués comme exportés, ils n'apparaitront plus dans l'export si vous cochez "N'exporter que les achats n'ayant jamais été marqués comme exportés". Cela permet de ne pas mettre deux fois le même achat par erreur dans votre comptabilité.
  • N'exporter que les achats n'ayant jamais été marqués comme exportés : Si vous avez marqué des achats comme exportés, ils n'apparaitront pas dans votre export si vous cochez cette option.

Les données disponibles et affichées

Il suffit de déplacer les blocs dans Données affichées horizontalement ou verticalement pour créer le tableau de votre choix.

Certains blocs ont une petite étiquette "Champ concernant une ligne d'achat". Si vous les ajoutez dans les données affichées, il y aura des données exportées uniquement si l'option Exporter par achat plutôt que par ligne d'achat n'est pas cochée : Débit/Crédit, Titre ligne, Montant HT, Montant TVA, Montant TTC, Taux TVA, Code Compte TVA Déductible, Nom compte TVA déductible, Code Compte TVA collectée, Nom compte TVA collectée, Code compte charge, Nom compte charge.

La plupart des blocs reprennent les informations indiquées lors de l'ajout d'un achat: Période, Compte fournisseur, Total HT, Total TVA, Total TTC, Mode de règlement, Date d'achat, Date de paiement, N° Facture, Fournisseur, Catégorie, TVA intracommunautaire, URL fichier joint.

Le bloc Colonne vide permet d'ajouter une colonne vide dans votre tableau.

Le bloc Débit/Crédit vous permet d'obtenir une colonne Débit, une colonne Crédit, et une colonne avec le numéro de compte et le compte fournisseur. Pour cela, les blocs Total HT, Total TVA et Total TTC doivent être dans les données verticales (voir l'exemple sur cette page).

Sauvegarde des filtres et rétablissement par défaut

Si vous souhaitez conserver les mêmes blocs de données à chaque fois que vous exportez, vous pouvez cliquer sur "Sauvegarder les filtres d'entreprise". Ainsi, lorsque vous reviendrez sur la page d'export, vous n'aurez pas à remettre les blocs dans la partie données à exporter. Pour remettre les blocs affichés par défaut dans les données à exporter, cliquez sur "Rétablir les champs par défaut". Cela n'annulera pas la sauvegarde de vos filtres.

Exporter les achats

Après avoir effectué les manipulations ci-dessus, vous pourrez avoir un tableau personnalisable selon les demandes de votre comptable, semblable à celui-ci-dessous :

Exemple tableau achats 1

A savoir : En comptabilité, pour enregistrer un achat, le compte fournisseur (montant TTC) est crédité. Le compte charge (montant HT) et le compte TVA déductibles sur biens et services 44566 (montant de la TVA) sont débités.

Pour cela, allez dans le module Exports , puis dans Export achats.

Sélectionnez la période concernée (Du xx/xx/20xx au xx/xx/20xx), puis, cochez les types d’achats à exporter.

Ensuite, paramétrez la partie "données". Vous avez sur la gauche les données disponibles et sur la droite les données affichées.

Ajoutez ces blocs dans données affichées horizontalement : Date achat, N° de facture, Fournisseur, Nom Compte charge, Débit/Crédit

Dans les données affichées verticalement : Total HT, Total TVA, Total TTC

Export achats 2e ex

En exportant, vous obtenez un tableau tel que celui-ci.

Mettez en forme manuellement depuis votre tableur pour obtenir le résultat souhaité (comme ci-dessus).

Tableau obtenu

Réaliser un export FEC des achats

Si vous avez souscrit l'option nécessaire, vous pourrez exporter vos achats sous la forme d'un Fichier des Ecritures Comptables (FEC) normalisé.

Avant de procéder à cet export, nous vous conseillons de paramétrer vos comptes charge et comptes TVA d'achats, et de bien renseigner les champs dédiés lors de l'ajout de vos achats.

  1. Dans le module Export, rendez-vous dans l'onglet Export FEC des Achats.
  2. Sélectionnez la période de votre choix. Ce sont les dates d'enregistrement qui sont prises en compte, celles auxquelles les achats ont été ajoutés et enregistrés sur Wuro.
  3. Choisissez le séparateur de champ de votre choix (tabulation ou pipe).
  4. Cliquez sur Export FEC des Achats. Un fichier CSV reprenant le format d'un FEC est alors téléchargé. Il est donc automatiquement constitué des colonnes nécessaires, telles que EcritureNum, EcritureDate, CompteNum, PieceRef, PieceDate ... Les données peuvent ensuite être importées rapidement dans votre logiciel de comptabilité, ou celui de votre comptable.

Il est également possible de joindre le PDF des achats concernés en cochant la case dédiée.

A noter : Wuro étant un logiciel de facturation, le fichier produit ne peut en aucun cas remplacer un fichier FEC officiel, généré depuis un logiciel de comptabilité, ayant une valeur pour l'administration fiscale.