1Faire une demande d'absence
Dans le Manager, Équipe › Absences, bouton Ajouter une absence
- Dans le menu latéral, ouvrez Équipe, puis Absences, et cliquez sur Ajouter une absence. Depuis la liste des demandes, le même écran s'ouvre par Nouvelle demande.
- Sous CETTE DEMANDE EST, désignez la personne concernée.
- Sous PÉRIODE, choisissez Demi-journée — qui demande ensuite Matin ou Après-midi —, Journée ou Période, puis indiquez la DATE.
- Sous TYPE D'ABSENCE, choisissez le motif : Congé acquis, Arrêt maladie, Télétravail…
- Vérifiez le récapitulatif au bas de la carte, puis cliquez sur Envoyer la demande.
Dès qu'une personne est désignée, sa fiche s'ouvre à gauche du formulaire : son Solde de congés acquis, de congés par anticipation et de récupération, ses Prochaine(s) absence(s) et ses Jours travaillés. De quoi décider sans quitter l'écran.
Justifier ma demande ouvre un champ Commentaire (optionnel), pour préciser la demande : « Vu avec untel », ou de quel congé exceptionnel il s'agit (mariage, naissance, deuil, PACS, déménagement, maternité…).
À savoir
Les types proposés dépendent de votre entreprise : chacun peut être autorisé ou non pour l'ensemble des collaborateurs, dans paramètres des congés et absences.
2Lire le calendrier des absences
Dans le Manager, Équipe › Absences
L'écran Calendrier des absences montre la présence des collaborateurs de l'entreprise concernée. Selon vos droits, vous pouvez y :
- chercher une personne avec Rechercher par utilisateur…, ou restreindre l'affichage avec Filtrer par utilisateur ;
- afficher ou masquer un type d'absence en cliquant sur son libellé dans le panneau Absences, à droite, ou tout cocher et tout décocher d'un bouton ;
- passer de la vue Mois à Semaine ou Jour ;
- parcourir les dates avec les flèches et revenir à la date du jour avec Aujourd'hui ;
- consulter votre propre solde dans le panneau Soldes de congés.
3Retrouver une demande dans la liste
Dans le Manager, Équipe › Liste des demandes
L'écran Demandes d'absence ouvre sur les demandes En attente. Les onglets Toutes, Acceptée, Refusée et Annulée changent l'état affiché, et Filtrer par membre assigné restreint à une personne.
Chaque ligne porte le demandeur, la période et sa date, le type d'absence, l'état et la date de création. Les cases à cocher, en tête de ligne et en tête de tableau, permettent de sélectionner plusieurs demandes à la fois.
4Accepter, refuser ou annuler une demande
Sur la page d'une demande d'absence
Deux chemins mènent à cette page, et l'un suffit : cliquez sur l'absence directement dans le calendrier, ou sur sa ligne dans la liste des demandes.
La page rappelle en en-tête la personne concernée, le type d'absence et l'état de la demande. En dessous :
- RÉCAPITULATIF donne la durée et les dates, avec Ajouter à Google Agenda et Télécharger (.ics) pour reporter l'absence dans votre agenda ;
- ABSENTS SUR LA MÊME PÉRIODE montre les collaborateurs absents au moins une journée pendant cette période, pour vous organiser ;
- Historique retrace ce qui est arrivé à la demande, et quand.
Cliquez enfin sur Accepter, Refuser ou Annuler.
À noter
Une absence ne se supprime pas : la page ne comporte aucune action de suppression. En cas d'erreur, revenez-y et choisissez un autre état.